Договор фулфилмента: что согласовать до передачи товара

В договоре фулфилмента стоит согласовать, что склад принимает, какие операции выполняет, как считает их стоимость и чем подтверждает результат. Эти условия удобно проверять вместе с тарифами, регламентом и заданием на конкретную партию. Фраза «подготовить товар к маркетплейсу» оставляет слишком много вопросов: пересчитать ли каждую единицу, кто передаёт этикетки, какие материалы использовать и что делать при расхождении.

Ниже приведён рабочий список для обсуждения с оператором и пример задания. Он помогает описать складские операции. Юридические условия ответственности, претензий и прекращения договора нужно оценивать применительно к вашему соглашению с юристом.

Сначала соберите все документы, на которые ссылается договор

Попросите основной договор или оферту, действующие тарифы, регламент работы, форму заявки и образцы отчётов. Отметьте редакцию каждого документа и выясните, как вы узнаете об изменениях. Условия конкретной партии должны быть доступны обеим сторонам в одной согласованной версии.

Такое разделение встречается в открытых документах операторов. Например, соглашение СДЭК связывает услуги с заявкой, а подготовку к маркетплейсу с техническим заданием и данными клиента. В оферте Express Box отдельно названы положение о работе с клиентами и техническое задание. Это примеры устройства документов других компаний, а не условия «Фулфилмента №1».

Составьте короткую опись: название, дата редакции, где хранится согласованная копия, кто может подтвердить изменения. Если цена указана в переписке, а в договоре дана ссылка на другой прайс, попросите устранить неоднозначность до передачи товара.

Опишите границы каждой операции

Начните с приёмки. Уточните, что означает отметка «принято»: количество грузовых мест, пересчёт единиц по артикулам или ещё и осмотр товара. Приём десяти закрытых коробов сам по себе не даёт вам отчёта о содержимом каждого короба. Нужный способ проверки следует записать отдельно.

Далее пройдите по маршруту товара и задайте для каждого этапа два вопроса: какое действие заказано и какое подтверждение вы получите.

• Приёмка: что пересчитывают, какие признаки повреждений проверяют, где фиксируют расхождения и кто решает, что делать со спорным товаром.
• Хранение: в каких единицах ведут учёт и тарификацию, как отделяют доступный товар от брака, резерва и товара на проверке.
• Упаковка и маркировка: кто предоставляет материалы и файлы этикеток, как утверждают образец, какие проверки входят в обработку.
• Передача: кому склад передаёт груз, кто заказывает перевозку и какой документ или статус подтверждает завершение именно этой операции.
• Возвраты: кто принимает решение о повторной продаже, переупаковке или возврате продавцу, в каком виде передаётся отчёт о состоянии.

Различайте выдачу перевозчику и приёмку площадкой. Если вы заказали оба этапа, попросите описать оба результата. Одного сообщения «отгружено» недостаточно, чтобы понять, на каком участке сейчас находится партия.

Рабочий образец задания на партию

Этот учебный пример показывает уровень детализации. Количества и названия придуманы для объяснения; это не заказ клиента и не готовая форма договора. Перед применением замените исходные данные, добавьте требования своей категории и согласуйте задание со складом.

Таблицу можно прокрутить вправо.

Упаковка зависит от товара и выбранной модели работы. Например, в инструкции Яндекс Маркета для FBS способы упаковки различаются по категориям. Поэтому универсальную строку «по правилам всех маркетплейсов» лучше заменить ссылкой на нужную инструкцию и согласованным описанием для вашей партии. Перед запуском ещё раз проверьте требования в кабинете площадки.

В образце нет универсального пакета или размера этикетки: их нельзя обоснованно выбрать без характеристик товара и назначения отгрузки. Для расчёта упаковки и комплектации передайте размеры, состав заказа и описание нужного результата.

Привяжите срок к понятному событию

Вместо отдельной фразы «срок обработки два дня» выясните, от какого события ведётся отсчёт. Товар может приехать раньше файлов маркировки, подтверждения упаковки или оплаты. Для вашей заявки запишите необходимые исходные данные и событие, после которого склад подтверждает запуск.

Отдельно согласуйте срок приёмки, подготовки и передачи груза, рабочие дни и время окончания приёма заданий. Уточните, как сообщают о недостающих данных, когда работа приостанавливается и как подтверждают новую дату после устранения проблемы. Это параметры соглашения с оператором, а не единые сроки для рынка.

Как согласовывать изменения после запуска

Предположим, в учебной партии из примера вы решили заменить упаковку, когда склад уже начал работу. Сообщение «сделайте по-новому» не отвечает на вопросы об обработанном количестве, расходе материалов и стоимости переделки.

Заранее договоритесь о последовательности: продавец описывает изменение, склад сообщает затронутый объём и влияние на цену и срок, уполномоченный сотрудник продавца подтверждает условия, затем склад работает по новой версии. Если обработка уже идёт, отдельно согласуйте, что делать до ответа: приостановить затронутые операции или продолжить по прежнему заданию.

Сохраните номер партии, старую и новую версии задания, перечень изменённых операций, решение по уже обработанному товару и подтверждение согласования. В договорённостях об обмене заявками определите, кто вправе менять задание, каким каналом пользуются стороны и какое сообщение означает принятие изменения в работу.

Проверьте, как из операций получается счёт

Для каждой платной строки нужны единица расчёта и способ подтверждения объёма. Пересчёт поштучно, обработка одного комплекта и работа с коробом описывают разные объёмы. Уточните, входят ли материалы, хранение, транспорт и повторная обработка в согласованную сумму или рассчитываются отдельно.

Попросите показать, как связать строку счёта с заявкой и отчётом. Если в учебном задании 120 единиц, а часть остановлена из-за расхождений, отчёт должен позволять понять фактически выполненные операции. Это не означает, что любая остановка отменяет плату: порядок расчёта нужно согласовать заранее.

Калькулятор поставки поможет подготовить исходный расчёт. Согласованную смету на конкретную партию сверяйте с заданием: одинаково ли названы операции, включены ли материалы и указаны ли дополнительные работы.

Ответственность и завершение работы: вопросы к тексту договора

Не ограничивайтесь наличием слова «ответственность». Попросите объяснить на конкретных ситуациях, как рассматриваются утрата, повреждение, неверная этикетка, опоздание и расхождение при приёмке площадкой. Уточните перечень подтверждений, срок и канал обращения, порядок ответа, ограничения возмещения и действия при привлечении перевозчика. Не считайте штраф площадки автоматически возмещаемым складом только потому, что он упомянут в переписке.

При проверке завершения сотрудничества выясните, как запросить итоговую сверку, выгрузить данные, получить оставшийся товар и материалы, заказать вывоз и закрыть расчёты. Положения об удержании товара, одностороннем изменении условий и ограничении ответственности передайте юристу вместе со всеми приложениями.

Перед отправкой партии проверьте готовность запуска:

1. Собраны договор, приложения и тарифы в согласованных редакциях.
2. Задание содержит состав партии, операции и критерии результата.
3. Назначены ответственные за данные, материалы, согласования и перевозку.
4. Понятны начало отсчёта сроков и порядок изменения задания.
5. Счёт можно сопоставить с объёмом работ, а передачу товара с подтверждающим документом или статусом.

Незаполненное поле лучше превратить в конкретный вопрос складу до отгрузки. Тогда обсуждение договора заканчивается понятным заданием, по которому можно выполнить работу и проверить результат.