Инвентаризация товара на складе сопоставляет фактическое наличие с учётным остатком. Чтобы сравнение имело смысл, должны совпасть товарная позиция, единица измерения, границы склада и момент времени. Если пересчитать только полку, а в программе открыть весь запас, товары на упаковке могут выглядеть как недостача.
Ниже разобран рабочий пересчёт для продавца, чей товар хранится у фулфилмента. Его результатом должна стать ведомость: где нашли каждую часть запаса, какое количество подтвердили и какие расхождения требуют решения. Порядок бухгалтерского оформления согласуют отдельно; операционная таблица ниже не заменяет документы организации.
Сначала назначьте момент сверки
Запишите дату и время, к которым относится выгрузка остатков. Затем согласуйте, когда склад считает товар и какие движения в этот период остановлены. Продолжать приёмку, отбор и отгрузку без фиксации этих событий означает сравнивать разные состояния запаса.
Для небольшого участка удобно выделить окно без движения товара. Если склад использует другой порядок, заранее определите, кто фиксирует каждое перемещение и как его учитывают при сверке. В официальной инструкции МоегоСклада по инвентаризации предлагается приостановить продажи и приёмку, а при движениях во время проверки актуализировать данные документа.
В задании назовите владельца товара, склад, проверяемые SKU и места. SKU здесь означает отдельную товарную позицию с конкретным вариантом: белая ручка диаметром 30 мм и такая же диаметром 40 мм считаются отдельно. Укажите единицу учёта: штука, набор или другая согласованная единица. Короб с десятью наборами не равен десяти штукам содержимого.
Для обработки заказов FBS отдельно согласуйте судьбу уже отобранных отправлений: входят ли они в проверяемый остаток и кто подтверждает их состав. Начать разумно с одного спорного SKU во всех местах, где он может находиться. Такой локальный пересчёт не подтверждает остатки по остальному складу.
Ведомость должна объяснять, где лежит товар
Получите учётную выгрузку, но фактическое количество внесите по результатам пересчёта. Не переносите число из программы в графу «Факт» как подтверждение. Для каждой строки нужны SKU и вариант, место, единица измерения, состояние, количество, время проверки и исполнитель. Если товар принадлежит разным продавцам, сохраняйте разделение по владельцу.
Проверяйте не только основное хранение, но и зоны отбора, упаковки, возвратов и спорных позиций в согласованных границах. Для одной позиции может потребоваться несколько строк. Настройка адресов разобрана в статье о размещении товара по SKU.
Учебный пример. На 16:00 в учёте числятся 80 белых мебельных ручек одного SKU. Все они физически находятся на проверяемом складе. Из них 9 закреплены за заказами, а 3 ожидают проверки состояния. Пересчёт на тот же момент дал следующую картину.
| Место и состояние | Факт, шт. | Что сохранить в ведомости |
|---|---|---|
| Основная ячейка, свободный запас | 68 | Адрес и результат пересчёта |
| Упаковка, отобрано под заказы | 9 | Номера заданий и состав отправлений |
| Зона проверки состояния | 3 | Место и причина ограничения выдачи |
| Всего на складе | 80 | 68 + 9 + 3 = 80 |
Таблицу можно прокрутить вправо.
Недостачи в этом примере нет. При этом свободных единиц только 68: резерв и ограничение выдачи не означают физического отсутствия товара. Это разделение нужно сохранить и после пересчёта. Возможности раздельной работы с остатками и резервами описаны в обзоре складского учёта 1С:УНФ; названия статусов в вашей системе могут отличаться.
На 16:20 нашли 78 вместо 80. Можно ли фиксировать недостачу двух единиц?
Сначала проверьте движения после 16:00. Продолжим учебный пример: в 16:10 со склада передали две свободные единицы, а остальные движения отсутствовали. Тогда ожидаемый физический остаток к 16:20 равен 80 минус 2, то есть 78. На основной ячейке будет 66, на упаковке 9, на проверке 3. Разница с выгрузкой на 16:00 сама по себе не доказывает потерю.
Сохраните подтверждение передачи и сравните факт с учётом на один момент. Если передачу двух единиц подтвердить нельзя, оставьте расхождение открытым и назначьте повторный пересчёт. Не подставляйте предполагаемую отгрузку ради сходящегося итога.
Разберите отклонение до изменения остатка
Для каждой несовпавшей строки повторите пересчёт и проверьте соседние места. Начинайте с кода и варианта товара, затем переходите к истории операций. Один ошибочный адрес и две похожие позиции дают разные задачи, хотя в отчёте обе могут выглядеть как «минус».
- Товар найден в другой ячейке. Уточните, относится ли она к тому же складу и владельцу, затем восстановите запись перемещения. Не учитывайте одну единицу повторно в двух местах.
- У одного варианта минус, у другого плюс. Сверьте характеристики, этикетки и исходные документы. Равный общий итог не подтверждает правильность состава.
- Разошлись штуки и наборы. Проверьте единицу учёта и состав комплекта. Пересчёт коробов без проверки их содержимого не подтверждает число единиц товара.
- Есть товар без понятного кода или состояния. Зафиксируйте его отдельно с местом и описанием. Не присваивайте ему похожий SKU для закрытия разницы.
Запросите документы приёмки, перемещений, отбора, передачи и возврата за нужный интервал. Если складской факт уже сходится, а число в кабинете продавца отличается, проверяйте обмен данными отдельно. Для этого пригодится порядок проверки WMS и передачи остатков.
Закройте проверку подтверждённым решением
Разделите три результата: фактически пересчитанное количество, объяснение разницы и согласованное изменение учёта. В описании управления складом 1С:Управление торговлей фиксация пересчёта и отражение излишков, недостач и порчи представлены отдельными возможностями. Конкретные действия зависят от используемой системы и принятого порядка учёта.
Сохраните исходную выгрузку, ведомость факта и итоговый перечень решений. По нерешённым строкам укажите ответственного, следующий шаг и срок повторной проверки. После согласованных корректировок получите новый отчёт и проверьте, что ограничения выдачи и резервы сохранились.
При хранении товара у «Фулфилмент №1» формат отчётности и частоту сверки согласуют при запуске. Передайте список SKU, нужную глубину пересчёта и границы проверки. Возможность, порядок и стоимость дополнительных действий подтвердите до начала работ.
Можно ли завершать пересчёт?
Отметьте подтверждённые действия. Список помогает организовать сверку и не заменяет её результаты или бухгалтерские документы.
Передайте складу ведомость с открытыми вопросами. Если после сверки нужна дополнительная подготовка партии, соберите количество и перечень операций для расчёта складской обработки. Сам пересчёт и нестандартные проверки согласуйте отдельно.
