В сообщении «товар отгружен» может скрываться и готовая партия у ворот, и груз, который уже принял перевозчик. Для продавца это разные события. Отгрузка товара со склада включает подготовку партии к выдаче, сверку её состава и передачу по согласованному маршруту. После выезда отдельно проверяют, что получил адресат.
Чтобы не искать недостающую коробку по переписке, связывайте каждый этап с номером поставки или заказа и конкретным подтверждением. Ниже разберём, что проверить перед машиной, при передаче и после доставки.
Четыре события, которые стоит фиксировать отдельно
- Задание принято. Склад знает, какие SKU и в каком количестве выдать, куда отправить груз и к какому времени подготовить. Это план работ, товар ещё может лежать на хранении.
- Партия готова. Отбор завершён, количество сверено, упаковка и транспортные этикетки проверены. Состав грузовых мест соответствует актуальному заданию.
- Груз передан. Зафиксированы фактические места, время и получивший их перевозчик или представитель получателя. Можно установить, что именно покинуло склад.
- Результат приёмки получен. Проверены данные адресата о принятом грузе и возможных расхождениях. Передача водителю сама по себе этот этап не закрывает.
Названия статусов в разных системах отличаются. Согласуйте их смысл со складом: какой факт переводит партию в следующий статус и где хранится подтверждение. Организация отбора начинается ещё при размещении и учёте товара по SKU.
До выезда: одно актуальное задание на партию
В задании свяжите номер поставки или заказа, площадку и схему работы, получателя, адрес и согласованное время передачи. Добавьте состав по SKU, количество единиц, число и тип грузовых мест. Отдельно укажите контакт для решения вопросов на погрузке и разгрузке.
Проверьте точку приёма именно для выбранного груза. Например, Яндекс Маркет в инструкции по настройке отгрузок FBS предлагает выбирать для крупногабаритных товаров пункт, который их принимает. Близкий адрес ещё не означает подходящие условия.
Для расчёта транспорта нужны габариты и масса упакованного груза. Если партия сначала едет от поставщика к фулфилменту, передайте эти данные при согласовании забора груза. Дату и условия маршрута нужно подтвердить до передачи.
Последнюю версию задания должны видеть и склад, и организатор перевозки. Замена одного SKU, перенос адреса или снятие коробки с рейса требуют обновления данных. Сообщение в чате полезно как уведомление, но оставлять в рабочем списке прежний состав нельзя.
Единицы товара и грузовые места считают раздельно
Грузовое место описывает упаковочную единицу, которую передают при перевозке, а количество товаров показывает содержимое. Из записи «шесть коробок» не видно, сколько в них артикулов и единиц.
Учебный пример. На отгрузку подготовили четыре короба с SKU A по 12 единиц и два короба с SKU B по 8 единиц. В задании получится 48 единиц A, 16 единиц B, всего 64 единицы в шести коробах. Если их объединяют на паллете, дополнительно фиксируют эту группировку и используют обозначения мест, принятые в конкретной схеме передачи. Число коробов нельзя просто заменить словом «паллета» и потерять связь с содержимым.
До закрытия упаковки сверяют состав, затем проверяют, что этикетка относится к нужному месту. При совместной перевозке важно сохранить разделение поставок. Wildberries в инструкции по доставке поставок FBW требует отдельный ШКТТН для каждой поставки и разделение грузов разных типов, моделей или продавцов внутри машины.
Один короб сняли с рейса перед погрузкой. Что исправить?
Продолжим учебный пример: у одного короба с восемью единицами SKU B обнаружили повреждение упаковки и оставили его на складе. В машину попадут пять коробов и 56 единиц: 48 A и 8 B.
Сначала отделите оставшийся короб и зафиксируйте причину. Затем обновите складское задание и сведения о фактически передаваемых местах. Проверьте, допускает ли выбранная поставка частичную отправку и как корректируется её состав в кабинете площадки. Если корректировка или частичная передача недоступны, согласуйте дальнейшие действия до выезда, а не отправляйте заведомо несовпадающий груз.
Восемь оставшихся единиц не должны числиться уехавшими. Назначьте действие по ним: переупаковка, проверка содержимого или новая согласованная отправка. Не включайте их автоматически в следующую машину по старым документам.
При передаче: чем подтвердить фактический груз
Сверяйте номера мест и их количество с текущим списком, осматривайте упаковку и отмечайте видимые повреждения до передачи. Фото общего вида и этикеток помогут восстановить состав, если они связаны с конкретной поставкой, а не лежат в общей папке без подписей.
В рабочей записи полезно сохранить номер поставки, дату и время, переданные места, получателя груза и ссылку на документ или электронное подтверждение. Уточните заранее, кто оформляет передачу на каждом участке маршрута и где продавец получит результат. Набор документов зависит от схемы: складской список не следует считать заменой документа площадки.
Так, для FBS Яндекс Маркет описывает акт приёма-передачи: его оформление и результат подписания проверяют в кабинете. При доверительной приёмке пересчёт происходит после передачи общей тары, поэтому сведения о расхождениях могут появиться позже. Порядок приведён в официальной инструкции по обработке и отгрузке заказов.
В «Фулфилмент №1» подготовка партии к отгрузке включает финальную сверку мест, маркировки и документов по заданию. Подготовка грузовых мест и перевозка согласуются как отдельные этапы. Для обсуждения состава работ можно использовать прайс и калькулятор фулфилмента.
После доставки: сверить результат и закрыть расхождения
Назначьте ответственного за проверку результата у адресата. Сопоставлять нужно номер поставки, отправленный состав и данные приёмки, а не только сообщение водителя «разгрузился». Если получатель ещё ведёт пересчёт, зафиксируйте этот статус отдельно.
При расхождении соберите цепочку по спорному месту: состав до закрытия, его идентификатор, запись передачи, результат у получателя. Это помогает отделить ошибку комплектации от неполной передачи или расхождения при пересчёте. Проверку количества и состояния на входе разбирает статья о приёмке товара на складе.
Не меняйте остатки только ради совпадения двух итоговых чисел. Сначала установите, где находится спорный товар, затем оформите соответствующее движение или исправление в учёте. По результатам разбора уточните конкретный шаг: проверку состава, этикетку, запись передачи или контроль ответа получателя.
Проверка ближайшей отгрузки
Отмечайте выполненные действия для одной конкретной партии. Отметки помогают организовать работу и не подтверждают приёмку получателем.
До подачи машины закройте неподтверждённые пункты и сохраните актуальную версию задания. После выезда добавьте к ней подтверждение передачи, а затем результат получателя: так у одной партии останется связная история.
